Wir alle kennen das Szenario: Ein wichtiger Mitarbeiter fällt plötzlich aus. Die Diagnose? Burnout. Im HR-Team brennt sofort die Luft: wir müssen das Team beruhigen, Aufgaben umverteilen und den Betrieb irgendwie am Laufen halten.
Doch wer weiß eigentlich, was dieser eine Ausfall das Unternehmen wirklich kostet?
Spoiler vorab: Es ist weitaus mehr als nur die Lohnfortzahlung für ein paar Wochen. Am Ende steht da ganz schnell eine Summe von rund 100.000 Euro auf dem Deckel. Gehen wir das Ganze einmal ganz pragmatisch und ohne trockenes Excel-Schlachten durch. Wo versickert das ganze Geld?
Phase 1: Die unerkannte Vorphase – Teure „Anwesenheit“ (Präsentismus)
Die Kostenrallye beginnt Monate vor dem eigentlichen Ausfall. Bevor sich ein Mitarbeiter krankmeldet, schleppt er sich meist wochenlang kraftlos durch den Alltag. Im HR-Jargon nennen wir das Präsentismus: arbeiten trotz Krankheit.
Der Mitarbeiter loggt sich zwar morgens ein, aber die Leistung ist im Keller. Experten gehen davon aus, dass die Produktivität bei psychischer Überlastung um 20 % bis 40 % einbricht. Fehler häufen sich, Projekte verzögern sich und die Entscheidungsfindung zieht sich zäh wie Kaugummi.
Kurz gerechnet: Nehmen wir eine Fachkraft mit einem Bruttogehalt von 5.000 Euro (das entspricht ca. 6.000 Euro Arbeitgeberkosten inklusive Sozialabgaben). Schleppt sich dieser Mitarbeiter über sechs Monate hinweg mit einem Leistungsabfall von 30 % durch den Job, verpuffen unbemerkt bereits 10.800 Euro im Vorfeld.
Phase 2: Der akute Ausfall – Die sichtbare Spitze des Eisbergs
Irgendwann geht nichts mehr: Der totale Zusammenbruch. Jetzt greift die gesetzliche Lohnfortzahlung für sechs Wochen zu 100 %. Bei unserem Rechenbeispiel macht das glatte 9.000 Euro.
Nach diesen sechs Wochen übernimmt zwar die Krankenkasse das Krankengeld, aber für Ihr Unternehmen fangen die echten Probleme jetzt erst an. Die Stelle ist unbesetzt, die Arbeit stapelt sich.
Phase 3: Die Team-Überlastung und der gefürchtete Domino-Effekt
Die Arbeit des Erkrankten löst sich ja nicht in Luft auf. Und so landet sie auf den Schreibtischen der verbliebenen Kollegen.
- Überstunden: Das Team schiebt Extraschichten, um Deadlines zu halten. Das sorgt für zusätzliche Kosten (durch Zuschläge oder Freizeitausgleich).
- Fehlerquote: Unter Dauerstress und hohem Zeitdruck leidet zwangsläufig die Qualität.
- Der Domino-Effekt: Ist die Personaldecke ohnehin dünn, droht eine Kettenreaktion. Die Überlastung wandert weiter. Plötzlich meldet sich der nächste Kollege krank oder kündigt frustriert, weil er die Mehrarbeit nicht mehr tragen kann. Wenn das passiert, gerät die gesamte Abteilung ins Wanken.
Phase 4: Der Super-GAU – Fluktuation, Recruiting und die Anlaufkurve
Ein schwerer Burnout führt leider in vielen Fällen zu einer dauerhaften Trennung sei es, weil die Betroffenen sich selbst schützen müssen, oder weil die Stelle dringend neu besetzt werden muss. Selbst wenn die Stelle nur kurzfristig mit einem Freelancer besetzt werden muss, oder befristet besetzt wird, drohen hohe Kosten.
Als Faustregel im HR gilt: Der Ersatz einer Fachkraft kostet das Unternehmen 90 % bis 150 % ihres Jahresgehalts. Bei Führungskräften liegt dieser Wert oft noch deutlich höher. Die Kosten setzen sich wie folgt zusammen:
- Offboarding & Bürokratie: Administrative Abwicklung, Zeugnisse, Exit-Gespräche (ca. 4.200 Euro). Wenn der Mitarbeiter bei euch weiter arbeitet, könnt ihr das auch locker für BEM rechnen – eher mehr.
- Recruiting-Wahnsinn: Stellenanzeigen, Headhunter-Gebühren, HR-Arbeitszeit für Bewerbungsgespräche (ca. 10.700 Euro).
- Die Vakanz: Monate, in denen die Stelle unbesetzt bleibt, Projekte stillstehen und Wertschöpfung verloren geht. Oder Fehler beim restlichen Team entstehen. (ca. 16.800 Euro).
- Onboarding & Anlaufkurve: Ein neuer Kollege startet am ersten Tag nicht bei 100 %. Bis er voll einsatzfähig ist (oft 3 bis 6 Monate), verliert das Unternehmen bares Geld durch die geringere Anfangsproduktivität (ca. 30.000 Euro). Wenn ihr befristet besetzt, kommt dazu meist keine ganz so hohe Leistungsbereitschaft.
Die Kosten-Quittung auf einen Blick
Rechnen wir die Posten für eine Fachkraft mit 60.000 Euro Jahresgehalt zusammen:
| Kostenphase | Beschreibung | Kosten (ca.) |
| Vorphase | Präsentismus (Leistungsabfall vor dem Ausfall) | 10.800 € |
| Ausfallphase | 6 Wochen Lohnfortzahlung (§ 3 EFZG) | 9.000 € |
| Team-Belastung | Überstunden, Umplanung & Stressbewältigung | 2.100 € |
| Personal-Ersatz | Offboarding, Recruiting, Vakanz & Onboarding-Schulungen | 31.700 € |
| Einarbeitungsphase | Produktivitätsdefizit des neuen Mitarbeiters | 30.000 € |
| Risiko | Statistisches Fehlbesetzungsrisiko | 1.400 € |
| Gesamtkosten | Der reale Preis eines einzigen Burnout-Falls | 95.000 € |
Bei einer Führungskraft oder einem Spezialisten wird die 100.000-Euro-Grenze somit spielend leicht überschritten. Darin ist noch gar nicht einberechnet, dass andere Mitarbeitende, als Ansteckungseffekt, vielleicht ausfallen oder kündigen. Der Urlaubsanspruch des kranken Mitarbeitenden weiterläuft oder sogar Sonderzahlungen für ihn weiterhin fällig werden.
Fazit: Prävention ist kein „Kann man machen“, sonderN Wettbewerbsvorteil
Investitionen in den Bereich psychische Gesundheit und in gesunde Führung sind keine netten „Goodies“ für die Belegschaft, sondern eine hochrentable Investition. Studien belegen, dass jeder Euro, den Sie aktiv in die Gesundheitsprävention stecken, einen wirtschaftlichen Nutzen von zwei bis zehn Euro einbringt.
Vielleicht ist es an der Zeit, das Budget für den wöchentlichen Obstkorb zu überdenken und stattdessen in echte, strukturelle Entlastung, klare Vertretungsregelungen und die psychische Gefährdungsbeurteilung zu investieren.
Quellen
Fachbuchquellen:
- Wolf, Gunther (2026): Mitarbeiterbindung. Retention Management, Performance Improvement, Arbeitgeberattraktivität. 5. aktualisierte und erweiterte Auflage. Haufe-Lexware GmbH. ISBN: 978-3-648-20068-1.(Fokus: Berechnung von Fluktuationskosten, Onboarding und Mitarbeiterbindung)
- Jung, Thomas (2017): Präsentismus im Handlungsfeld von Personalführung und Betrieblichem Gesundheitsmanagement. Tectum Wissenschaftsverlag. ISBN: 978-3-8288-3910-6.(Fokus: Das Phänomen „krank arbeiten“, Produktivitätsverluste und BGM-Hebel)
Studien- und Online-Quellen:
- Friedrich Schneider & Elisabeth Dreer (Studie zu Burnout-Kosten): „Neue Studie zu den volkswirtschaftlichen Kosten von Burn-out“ (https://www.gesundearbeit.at/gesundheit/psychische-belastungen/burn-out/neue-studie-zu-den-volkswirtschaftlichen-kosten-von-burn-out)
- Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): „Präsentismus und Absentismus – Verbreitung und Zusammenhänge“ (https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Bericht-kompakt/Praesentismus.pdf)
- DAK-Gesundheit (Psychreport): „DAK-Psychreport: Fehltage wegen Depressionen“ (https://www.dak.de/dak/unternehmen/reporte-forschung/psychreport-2025_91766)
- Honestly-Analyse: „Mitarbeiterfluktuation: Ursachen und Kosten im Detail“ (https://www.honestly.de/blog/mitarbeiterfluktuation-ursachen-kosten/)
- Prosolvis-Analyse: „Kosten psychosozialer Probleme am Arbeitsplatz“ (https://www.prosolvis.de/downloads/kosten_psychosozialer_probleme.pdf)